Tietosuojaseloste (päivitetty 8.12.2020)

Tämä on Koivu Apteekin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.


1  Rekisterinpitäjä

Tampereen XII Koivu Apteekki/ Hyvinvoinnin Avaimet Oy

Lempääläntie 21, 33820 Tampere

info@koivuapteekki.fi

(03)31221100

 

2  Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Susanna Kainiemi

Lempääläntie 21, 33820 Tampere

susanna.kainiemi@koivuapteekki.fi

(03)31221100

 

3  Apteekin asiakasrekisteri


3.1  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.

 

Asiakkaat on ryhmitelty apteekin tarjoamien palveluiden mukaisesti.

 

1     Apteekkiasiakkaat (reseptiasiakkaat)

Reseptiostokset pitää lain mukaan rekisteröidä, joten kaikki apteekin reseptiasiakkaat kuuluvat tähän asiakasryhmään. Käsittely perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön (toimitettujen reseptien arkistointi) tai sopimukseen (Kela-korvauskäsittely), jolloin käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. 

2     Kanta-asiakkaat

Tietojen käsittely perustuu voimassaolevaan kanta-asiakassopimukseen apteekin ja kanta-asiakkaan välillä. Käsittelemme tietoja kanta-asiakassuhteiden hoitamiseen, tuotteidemme ja palveluidemme ja kehittämiseen, toiminnanohjaukseen ja tilastointiin, markkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin yksiselitteisen suostumuksen antaneille rekisteröidyille, sekä mainonnan kohdentamiseen.

 

3     Tiliasiakkaat

Tietojen käsittely perustuu tiliasiakaslaskutussopimukseen apteekin ja tiliasiakkaan välillä.

 

4     Annosjakeluasiakkaat

Tietojen käsittely perustuu annosjakelusopimukseen apteekin ja annosjakeluasiakkaan välillä.


3.2  Rekisterin tietosisältö

1     Reseptiasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

-      Etunimi, sukunimi

-      Henkilötunnus

-      Kaikki reseptille tallennettavat tiedot

-      Toimitettujen lääkevarmennettavien lääkkeiden sarjanumerot ja tuotekoodit

-      Osto- ja maksutapahtumat

-      Sitoumustiedot, työpaikkakassatieto

-      Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus

-      Puhelinnumero ja/tai sähköposti lääkehoidon tukipalveluihin tai mobiiliasiointiin hyödynnettäväksi asiakkaan itse luovuttaessa tiedot apteekille (esim. lääkkeiden saatavuustiedot, lääkehoidon muistuttajapalvelu, mobiiliresepti)

 

2     Kanta-asiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kanta-asiakkuuden solmineista asiakkaista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

-      Asiakkaan yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite)

-      Asiakkaan asiakaspalvelun, lääkityksen ja terveydentilan kannalta olennaiset lisätiedot esim. sairaudet yms.

-      Asiakkaan alennusetu ja asiakasryhmät

-      Markkinointilupa

 

3     Tiliasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi

-      Suoramaksu /e-lasku-tiedot

-      Edunvalvojan tiedot

-      Laskutusosoite (jos eri kuin postiosoite)

-      Laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot

-      Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty

 

E-lasku/Suoramaksusanoma (pankista apteekkiin) sisältää seuraavat tiedot:

-      Nimi (etunimi ja sukunimi)

-      Henkilötunnus (asiakkaan tunnistus)

-      Virtuaalinen IBAN-tilinumero

 

Laskujen välityspalveluun Visma PPG Oy:hyn (y 0922741-2) lähtevät tiedot edellä mainittujen lisäksi:

-      Asiakkaan puhelinnumero, jos annettu

-      Asiakkaan sähköpostiosoite, jos annettu

-      Asiakkaan ja apteekin e-lasku / verkkolaskuosoite

-      Asiakkaalta laskutettavat ostokerrat tuotteineen sekä muut laskutettavat tuotteet

-      Asiakkaan edunvalvojan tiedot (jos laskulla määritelty)

 

4     Annosjakeluasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä Annosjakelu-asiakkuuden solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

-      Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty

-      Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen

-      Muu annosjakeluasiakkaan lääkitys

-      Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio

 

3.3  Henkilötietojen säilytysaika


1     Apteekkiasiakkaat

Apteekkiasiakkaiden tiedot poistuvat aktiivirekisteristä 13 kuukauden jälkeen, jos asiakas ei ole asioinut tuona aikana apteekissa. (Nykyinen apteekin henkilötietojen säilytysaika apteekin aktiivirekisterissä on linjattu aikanaan tietosuojavaltuutetun toimesta (Dnro 793/41/97) vuodeksi ja yhdeksi kuukaudeksi ja on edelleen voimassa.)

Reseptitietoja säilytetään arkistoituna rekisterissä lain velvoittaman säilytysajan. Apteekissa sähköistetyt paperiset reseptit säilytetään viisi vuotta niiden vastaanottamisesta. Muita kuin Kelan myöntämiä maksusitoumuksia säilytetään kuukausi niiden voimassaolon päättymisestä laskutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi.

2     Kanta-asiakkaat

Asiakkaan kanta-asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti.

Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka kanta-asiakassopimus irtisanottaisiin.

3     Tiliasiakkaat

Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään apteekin asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti sekä vähintään lain velvoittaman ajan.

Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka tiliasiakkuus irtisanottaisiin.

 

Paperiset hoitokotien lääketilauslomakkeet säilytetään 3 kuukautta.

 

4     Annosjakeluasiakkaat

Asiakkaan annosjakelu-asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti.

Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka annosjakelusopimus irtisanottaisiin.

 

 

3.4  Liitynnät muihin järjestelmiin


1     Apteekkiasiakkaat

Apteekkisopimusjärjestelmä

-      Vieroitushoitosopimuksen piiriin kuulumisen tarkastaminen, jos reseptiostoissa on PKV-lääkkeitä (pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä) ja/tai huumeita.

-      Suomen apteekkariliiton ylläpitämä tietojenvälityspalvelu, jossa apteekkariliitto toimii tietojen käsittelijänä.

-      Tiedot sopimuksista saadaan palveluun asiakkaan hoitavalta lääkäriltä

Valtakunnallinen reseptikeskus

-      Kaikki reseptitiedot toimitetuista ja sähköistetyistä resepteistä

-      Kansallinen Terveysarkisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä

Kelan palvelut:

-      Kelan reaaliaikainen korvauskysely (asiakkaan Kela-korvaustietojen haku)

-      Kelan reaaliaikainen tilityspalvelu (asiakkaan korvattujen lääkeostojen raportointi Kelaan)

-      Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien maksua varten

-      Kela toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä

Työpaikkakassat (Työpaikkalaskutuksen piirissä olevien asiakkaiden ostojen raportointi)

-      Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien ja mahdollisten lisäetuuksien korvauskäsittely.

Vakuutusyhtiöt (Vakuutusyhtiöiden korvaavien ostojen raportointi vakuutusyhtiölle)

-      Riippuen asiakkaan vakuutussopimuksesta voidaan vakuutusyhtiön korvaavat ostot raportoida suoraan apteekista vakuutusyhtiöön.

Suomi.fi-valtuudet -palvelu

-      Keskitetty valtakunnallinen sähköinen valtuutuspalvelu puolesta asiointivaltuuden antamiseen ja tarkastamiseen. Suomi.fi-valtuudet on keskitetty palvelu, jossa asiakas voi valtuuttaa toisen henkilön tai yrityksen asioimaan puolestaan. Apteekkiasiointiin löytyy palvelusta oma valtuus. Apteekki tarkistaa asiointivaltuuden apteekkijärjestelmässä suoraan Valtuudet-palvelusta.

 

 

2     Tiliasiakkaat

E-lasku/suoramaksusopimustilauksiin liittyvä sähköinen sanomaliikenne (vastaanottoilmoitukset):

Apteekki vastaanottaa asiakkaan omassa pankkipalvelussaan lähettämän e-lasku/suoramaksu sopimuspyynnön. Tiedot noudetaan suoraan järjestelmään, jotta apteekilla on oikeus lähettää asiakkaalle elaskuja/suoramaksuja. Pyyntö noudetaan pankista apteekkiin suojattua pankkien käyttämää WebService-kanavaa pitkin.

  

Apteekki välittää laskut asiakkailleen Visma PPG Oy:n laskutuspalvelua hyödyntäen:

Visma PPG Oy toimii laskujen käsittelijänä eikä heille muodostu omaa henkilörekisteriä muulloin kuin perintätilanteessa. Apteekki toimittaa laskutettavat tiedot palveluun, jossa hoidetaan laskujen välittäminen edelleen apteekin asiakkaille. Laskut välitetään joko sähköisesti tai paperisena asiakkaan määrittelemän laskutustavan mukaisesti. 


3     Annosjakeluasiakkaat

 Koivu Apteekin asiakkaiden annosjakelupalvelun (ANJA) toteuttaa alihankkijamme Espoonlahden apteekki (y 17256-6).

 

Annosjakeluyksikköön välitettävät henkilö/lääkitystiedot:

-      Henkilötunnus

-      Sukunimi ja etunimi

-      Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty

-      Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen

-      Annosjakeluvalmisteiden kirjallinen annostusohje sekä indikaatio siinä muodossa kuin ne on valmisteen reseptille kirjattu

-      Mikäli tilaukselle tuleva valmiste on eri valmiste, esim. geneerisen vaihdon seurauksena, kuin reseptillä määrätty, välitetään myös alkuperäisen reseptillä määrätyn valmisteen tiedot.

-      Muu lääkitys (Jos asiakkaalle on määritetty)

-      Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio (Jos asiakkaalle on määritetty)

 

 

4     Kassa-asiakkaat 

-      Korttimaksutiedot Nets Oyj:lle

-      S-etukorttia näyttämällä asiakkaan S-Etukortin jäsen-/asiointinumero ja bonukseen oikeuttavien ostojen loppusumma välitetään Nets Oyj:n kautta S-ryhmälle, sekä tallentuu lisäksi kassakuittiarkistoon apteekin järjestelmään.

 

3.5  Säännönmukaiset tietolähteet

Apteekkiasiakkaiden tiedot saadaan reseptilääkkeiden osto- ja maksutapahtuman sekä toimituksen yhteydessä. Sopimusasiakkaisiin liittyviä lisätietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä sekä sopimussuhteen aikana.

 

3.6  Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

 

Säännönmukaisia luovutuksia toiselle rekisterinpitäjälle:

-      Reseptikeskukseen apteekin sähköistämien reseptien tiedot (Kansallinen Terveysarkisto)

-      Reseptikeskukseen tiedot toimitetuista resepteistä

-      Kelalle tiedot sv-korvatuista ostoista

-      Kelalle tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista

-      Työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista

-      Vakuutusyhtiöille tiedot laskutettavista ostoista

 

3.7  Rekisterin suojauksen periaatteet

Apteekissa on käytössä Receptum Oy:n toimittama MAXX-apteekkijärjestelmä. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät jaotellaan käyttötarkoitustensa ja ominaisuuksiensa perusteella luokkiin A ja B. MAXX on A-luokan järjestelmä (=Kanta-palveluihin liittyvät järjestelmät), joka on Kelan yhteistestauksessa sekä tietoturva-auditoinnissa virallisesti hyväksytty apteekkijärjestelmä.

 

Apteekissa tehdään omavalvontaa apteekin asiakastiedon salassapidon ja tietojen suojaamisen varmistamiseksi lain velvoittamalla tavalla (laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007).

 

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä toimikorteilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Apteekissa on huolehdittu siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Apteekin, järjestelmään liittyvien palvelutuottajien sekä järjestelmää ylläpitävien teknisten yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu GDPR:n vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

 

Apteekin tiloissa säilytetään paperisia rekistereitä:

 

-      Kanta-asiakasrekisteri

-      Annosjakelusopimukset

-      Laskutussopimukset

-      Resepti-palvelun suostumukset

-      Palvelukotien lääketilaukset

-      Muiden tahojen kuin Kelan myöntämät maksusitoumukset

-      Huumausainekirjanpito

-      Sähköistetyt paperireseptit     

-      Verkkoapteekkiostojen tilausvahvistukset

-      Rekisteri COVID-19 epidemian aikaisessa poikkeustilanteessa vastaanotetuista puhelintilauksista ja niiden kotiinkuljetusten kuittauksista, sekä poikkeustoimituksista välttämättömän lääkehoidon turvaamiseksi

 

Paperiset rekisterit säilytetään apteekin lukituissa tiloissa ulkopuolisten ulottumattomissa.

 

3.8  Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.

 

Tiedot toimitetaan vain henkilöllisyyden todistamista vastaan tai muutoin luotettavaa tunnistusmenetelmää käyttäen. Apteekki määrittelee tapauskohtaisesti riittävän tunnistautumisen menetelmät.

Mikäli apteekki joutuu kieltäytymään antamasta tietoja, annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi myös ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asiakas voi tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.


Pyynnöt käsitellään aina apteekin tietosuojavastaavan/apteekkarin kautta ja tiedot toimitetaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli asiakkaan pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Tällöin apteekki ilmoittaa asiakkaalle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Omakanta-palvelusta (http://www.kanta.fi/omakanta) asiakas voi tarkistaa omiin reseptitietoihinsa kohdistuneet tapahtumakyselyt.

 

Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jatkuvasti toistuvien kyselyiden tai ilmeisen perusteettomat/kohtuuttomien kyselyiden kohdalla rekisterinpitäjänä apteekki voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

3.9  Henkilötietojen oikaiseminen tai poistaminen sekä rekisteröidyn oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Asiakkaalla on oikeus korjauttaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Apteekki korjaa virheet saatuaan oikean tiedon suoraan asiakkaalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Apteekki korjaa vain sellaiset tiedot, joka on apteekkilainsäädännön mukaan mahdollista korjata jälkikäteen.

 

Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi ja poistattaa tiedot apteekin asiakasrekisteristä vain niiden tietojen osalta, joita apteekin ei lakisääteisesti tarvitse säilyttää tai joita apteekki ei enää tarvitse niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, taikka jos jokin muu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 17 artiklan mukainen edellytys täyttyy. Poistopyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Apteekki päättää kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen tietojen poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.

 

Asiakkaalla on oikeus pyytää omien tietojen käsittelyn rajoittamista jos

-      asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa apteekki voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;

-      käsittely on lainvastaista ja asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;

-      apteekki ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;

-      asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

 

 

3.10  Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus, milloin tahansa, siltä osin kun henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan omaan suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

 

3.11  Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka on toimittanut apteekille, ja joita apteekki käsittelee automaattisesti asiakkaan suostumuksen tai sopimussuhteen nojalla, koneellisesti luettavassa muodossa siirrettyä suoraan toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Jos siirto ei ole teknisesti mahdollista tai turvallista, asiakas voi itse toimittaa tarkastusoikeuden nojalla

vastaanottamansa omat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle niin halutessaan.



4  Kameravalvontarekisteri

 

4.1  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Kameravalvonnan tarkoituksena on omaisuuden suojaaminen sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantaneiden tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.

Tämän lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä henkilökunnan turvallisuutta.

Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain

(759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen

perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986)

tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja

epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun

työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

 

4.2  Rekisterin tietosisältö

Apteekin kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa, kiinteistöjen ulko-ovien edustalla ja piha-alueilla syntynyt tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto.

 

4.3  Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetista riippuen enintään 30 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa.

 

4.4  Säännönmukaiset tietolähteet

Apteekin tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto.


4.5  Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle. Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa

poliisille.

 

4.6  Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaalisessa muodossa (tietokoneen tai vastaavan kovalevyllä) oleva rekisteri on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetistä riippuen enintään 30 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu selaamalla kovalevyllä olevia tietoja tietokoneella. Tiedot eivät ole tallennettuna yleisesti tunnetuissa formaateissa ja tallenteiden katsomiseen tarvitaan kameravalvonnan oma ohjelma. Tällä estetään kuvien väärinkäytöksiä.

Rekisteri on apteekin hallinnassa ja valvonnassa eikä siihen ei ole ulkopuolisilla pääsyä. 

Apteekin ja järjestelmää ylläpitävien teknisten yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

 

 

5  Muut asiakkaille tarjottavat palvelut


5.1  Lääkehoidon tuki/mobiiliasiointi (ennen Mobiiliresepti)


5.1.1  Mobiiliresepti

Mobiiliresepti tarjoaa apteekin asiakkaille mahdollisuuden lähettää reseptin tiedot sähköisesti apteekkiin.

Mobiilireseptipalveluun apteekin asiakas kirjautuu vahvalla sähköisellä tunnistautumisella suomi.fi -palvelua hyödyntäen, joka on laissa vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista, 617/2009 määritellyn mukainen. Puolesta asiointi ei ole mahdollista reseptilääkkeisiin liittyvässä verkkopalvelussa.

Apteekki ottaa yhteyttä reseptin lähettäjään puhelinnumerolla, jonka asiakas syöttää reseptiä lähettäessään. Palvelusta ei muodostu erillistä rekisteriä. Palvelussa siirretään apteekille salatulla https-yhteydellä potilasohjeen viivakoodin numerosarja, asiakkaan puhelinnumero ja lisäinfoteksti (valinnainen), jotka asiakas itse syöttää palveluun sekä suomi.fi -palvelun välittämä henkilötunnus. Suomi.fi-palveluun kirjautuneesta käyttäjästä pyydetään vahvan tunnistautumisen yhteydessä seuraavat tiedot: Henkilön nimi muodossa sukunimi + kaikki etunimet, sähköpostiosoite, jonka kansalainen on ilmoittanut väestötietojärjestelmään (ei aina saatavilla), henkilötunnus, joka yksilöi tunnistetun käyttäjän.

 

Palveluun kirjautuneen käyttäjän tiedot tallennetaan väliaikaisesti palveluun käyttäjän istunnon ajaksi. Suomi.fi-istunnon umpeuduttua tiedot poistetaan automaattisesti. Puhelinnumeroita, viivakoodien numerosarjoja, henkilötunnusta sekä käyttäjän syöttämää lisäinfo-tekstiä säilytetään lisäksi salattuna ylläpitäjän palvelussa 48 tuntia.

 

Palvelua ylläpitää apteekkijärjestelmäntoimittaja Receptum Oy (y 1635372-4), joka toimii tiedon käsittelijänä. Apteekin ja Receptumin välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukainen yhteistyösopimus, jossa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

Puhelinnumero, henkilötunnus ja mahdollinen lisäinfo-teksti tallentuu lisäksi apteekin asiakasrekisteriin kyseiseen mobiilireseptiin liittyvään asiakaspalvelutapaukseen, josta tiedot poistuvat asiakkaan henkilötietojen säilytysaikojen puitteissa.

 

5.1.2  Muistuttajapalvelu

Muistuttaja-palvelulla apteekki muistuttaa asiakasta, joko tekstiviestitse tai sähköpostitse, siitä että hänen reseptilääkkeensä ovat loppumassa. Tiedot lasketaan lakisääteisesti tallennettavista reseptitiedoista ja reseptien toimitusväleistä. Palvelun tarkoituksena on turvata keskeytymätön lääkitys ja lääkityshoidon onnistumista.

Muistuttajapalvelun käyttöönottaminen perustuu asiakkaan antamaan erilliseen suostumukseen apteekkiasioinnin yhteydessä.


5.2  Hoitotietopalvelu (Receptumin palvelu)

 

Apteekki tarjoaa hoitotietopalvelua kotisairaanhoito- ja hoitokoti -asiakkailleen. Hoitotietopalvelu perustuu apteekin ja asiakkaan väliseen sopimukseen.

Hoitotietopalvelussa apteekki ja hoitokoti/kotisairaanhoito välittää sähköisesti tiedot lääkityksien muutoksista ja muista viesteistä asiakkaan lääkityksiä koskien.

Hoitotietopalvelu on integroitu MAXX-apteekkijärjestelmään ja apteekki hyödyntää sen käytössä normaalia asiakasrekisteriään.

 

Tietosisältö palvelussa (asiakkaantiedot):

-      Hoitokodin nimi

-      Hoitokodin asukkaan / kotisairaanhoidon asiakkaan lääkitystiedot

-      Asiakkaan etunimi ja sukunimen ensimmäinen kirjain (henkilötunnuksia ei käytetä lainkaan)

-      Asiakkaan yksilöivä apteekkijärjestelmän oma ID-numero

-      Hoitokodin apteekille lähettämät asiakaskohtaiset viestit

 

Tietojen säilytysaika:

-      Asiakkaan lääkitystiedoista säilytetään vain viimeisin eli tuorein lääkitystieto. Historiatietoa ei säilytetä. Asiakastiedot ja lääkitystiedot säilyvät palvelussa, kunnes asiakas poistetaan palvelusta apteekin toimesta eli sopimuksen päättyessä.

-      Kaikki hoitokodin/kotisairaanhoidon käyttäjien tallentamat viestit säilyvät palvelussa asiakkaan poistoon asti.

 

Palveluun kirjaudutaan hoitokodissa/kotisairaanhoidossa henkilökohtaisilla tunnuksilla. Apteekki myöntää ja hallinnoi tunnuksia. Tiedon siirrossa käytetään salattuja siirtoyhteyksiä.

 

Hoitotietopalvelua ylläpitää apteekkijärjestelmäntoimittaja Receptum Oy (y 1635372-4), joka toimii tiedon käsittelijänä. Apteekin ja Receptumin välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukainen yhteistyösopimus, jossa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

 

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle. 

 

 

5.3  Easymedi (Pharmadatan palvelu)

Apteekki tarjoaa Easymedi-tilausjärjestelmää kotisairaanhoito- ja hoitokotiasiakkailleen. Easymedi perustuu apteekin ja asiakkaan väliseen sopimukseen. Palvelussa apteekki ja hoitokoti/kotisairaanhoito välittää sähköisesti tiedot lääketilauksista, lääkitysten muutoksista ja muista viesteistä asiakkaan lääkityksiä koskien.

 

Tietosisältö palvelussa (asiakkaan tiedot):

-      Asiakkaan henkilötunnus

-      Asiakkaan nimi

-      Asiakkaan asumisyksikkö

-      Asiakkaan tilaushistoria (käsitellyt ja avoimet tilaukset)

-      Tieto asiakkaan annosjakeluasiakkuudesta

 

Tietojen säilytysaika:

-      Tilaukset säilyvät 13 kuukauden ajan

-      Asiakkaan tiedot poistuvat, kun sopimus puretaan tai viimeistään 13 kuukauden kuluttua viimeisestä tilauksesta

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

-      Apteekki ei luovuta asiakasrekisterin tietoja ulkopuolisille kolmansille tahoille. Apteekki voi kuitenkin luovuttaa asiakastietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

-      Asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla

-      Apteekki luo hoitokodin sairaanhoitajalle tilausjärjestelmään pääkäyttäjän tunnukset ja sairaanhoitaja luo jokaiselle työntekijälle henkilökohtaiset tunnukset joko peruskäyttäjä tai pääkäyttäjä –statuksella

-      Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

 

 

Easymedi-tilausjärjestelmää ylläpitää Pharmadata Oy (y 0761186-7). Apteekin ja Pharmadatan välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukainen yhteistyösopimus, jossa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

 

 

5.4  Verkkoapteekki

 

Apteekki tarjoaa verkkoapteekin kautta asiakkaille mahdollisuuden tilata itsehoitolääkkeitä, vapaan kaupan tuotteita ja reseptilääkkeitä. Henkilötietoja käsitellään verkkokaupan tilausten, laskutuksen, yhteydenottojen ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. Henkilötietoja kerätään tilauksen yhteydessä suoraan asiakkaalta. Tietojen käsittelyn teknisen toteutuksen vuoksi tallennettavat henkilötiedot sijaitsevat alihankkijallamme Anders Innovations Oy:lla (y 2166626-6), joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Apteekin ja Anders Innovations Oy:n välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukainen yhteistyösopimus, jossa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

 

Tietosisältö palvelussa (asiakkaan tiedot)

-      Asiakkaan etu- ja sukunimi, asiakasnumero, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti, tiedot lääkeneuvontatarpeesta

-      Reseptioston yhteydessä myös henkilötunnus

 

Tietojen säilytysaika

-      Tiedot asiakkaan ostotapahtumista ja alennuksista säilytetään sähköisesti 48 tuntia tilauksen jälkeen. Säilytämme paperista kopiota tilausvahvistuksesta vuoden ajan tilauksen toimittamisesta, jotta voimme tarvittaessa tarkistaa tilauksen tiedot laskutukseen, kirjanpitoon tai tilauksen toimitukseen liittyvissä ongelmatilantessa.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

-      Apteekki ei luovuta asiakasrekisterin tietoja ulkopuolisille kolmansille tahoille. Apteekki voi kuitenkin luovuttaa asiakastietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

 

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

-      Muita tietoja kuin sähköpostien välitystietoja ei säilytetä tai käsitellä palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Evästeiden käyttö

-      Apteekki käyttää verkkokaupassa evästeitä (ns. cookie), joiden avulla seurataan kävijäliikennettä ja parannetaan palvelun laatua.

-      Evästeet ovat tarpeellisia kaupasta tilaamiseen.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

-      Asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Paperinen rekisteri säilytetään apteekin tiloissa ulkopuolisten ulottumattomissa lukitussa tilassa.

-      Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu ("Ylläpitäjä"). Jokaisella ylläpitäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Ylläpitäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

 

Tietojen päivittäminen

-      Asiakas voi päivittää nimi- ja osoitetietojaan uuden tilauksen yhteydessä. Muita tietoja voidaan päivittää ottamalla yhteys verkkokaupan ylläpitäjään.

 

Tarkastusoikeus

-      Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot (HeTiL 26 §).

-      Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä siten, että asiakas sopii apteekkarin tai apteekkia hoitavan proviisorin kanssa tarkastuksen suorittamisesta.

-      Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna

-      Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.

-      Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista.

-      Tiedot antaa apteekkarin tai apteekkia hoitavan proviisorin määräämä apteekin henkilökuntaan kuuluva farmaseutti tai proviisori.

-      Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat rekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena.

 

5.5  Uutiskirje

Olemme ulkoistaneet uutiskirjeen lähettämiseen liittyvät palvelut ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.

 

Koivu Apteekin sähköisen uutiskirjeen palvelualustan tuottaa ja tarjoaa alihankkijamme Koodiviidakko Oy

(y 1939962-1). Olemme ja pysymme silti kaikkina ajankohtina vastuussa henkilötiedoista ja niiden käsittelystä.

 

Käsiteltävät henkilötiedot (uutiskirjeen tilaaja)

-      sähköpostiosoite

 

5.6  Facebook-mainonta

Facebook ja Koivu apteekki ovat yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin Facebookissa olevien sivujen sekä viestipalveluiden osalta. Facebook käsittelee tietoja tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti: www.facebook.com/privacy/. Facebook on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Voit hallinnoida Facebookin tietosuoja-asetuksia Facebookissa. Koivu apteekki vastaan viestien sisältöjen käsittelystä.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, peruste, tietolähteet

 

Koivu apteekki käsittelee Facebook sivujensa ja viestipalveluiden kautta saatuja henkilötietoja ainoastaan Koivu apteekin omiin tarkoituksiin, kuten uusien tuotteiden, palveluiden ja tarjouksista kertomiseen, kilpailujen ja arvontojen toteuttamiseen, palautteen vastaanottamiseen, mainonnan ostamiseen Facebookilta, sivujen tai mainosten tavoitettavuuden mittaamiseen tai Facebookissa tapahtuvaan asiakaspalveluun. Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin. Rekisteröity voi rajoittaa omien henkilötietojensa käsittelyä poistumalla Koivu apteekin Facebook sivun tykkääjistä ja/tai seuraajista.

 

 

Käsiteltävät henkilötiedot

 

-      rekisteröidyn nimi

-      julkinen profiilikuva

-      muut rekisteröidyn julkisesti näkyväksi määritetyt tiedot

-      muut kommenteissa tai viestipalvelussa oma-aloitteisesti ilmoitetut henkilötiedot